隨著數字化辦公的普及和深入，電子郵件已經成為企業信息傳輸的重要途徑之一。雖然預計到2022年中國電子郵箱總量將接近5億，但是截至到2006年，我國卻只有不到10 ％的企業擁有自己的企業郵箱，而中小型企業所占的比例就更少了。由此可以看出，中小企業建立自己的電子郵局已經迫在眉睫，那么，中小企業該如何建立自己的電子郵局呢？

　　目前，企業建立電子郵局一般有以下幾種形式：免費郵箱、上網時附送獲得的郵箱、虛擬主機方式的郵箱、使用免費軟件自建郵箱、使用軟硬結合的郵件服務器解決方案自建郵箱。

　　免費郵箱在安全性、穩定性、效率（通信的及時性）以及可管理性等方面都存在著極大的隱患與不便，例如：郵箱空間是固定不變的，靈活性差。不少用戶抱怨他們使用的免費電子郵箱不穩定，經常無法正常收發郵件，甚至發生丟信、刪信的“意外”事件。此外，免費郵箱內垃圾郵件泛濫，郵箱密碼被竊取等現象也屢見不鮮。

　　此外，免費郵件服務市場的不規范和服務品質的差異化也不利于樹立統一的企業形象，提升工作效率。雖然成本上是免費的，但是企業使用免費信箱的狀況仍令人擔憂，這不僅會造成公司業務信息的不安全，而且也容易造成業務郵件管理的混亂，不利于公司樹立形象，之類的免費信箱，則可能給人不太好的印象，用于公司商務活動也顯得不太妥當，有損于公司形象。

　　另外，企業員工如果使用免費郵件，還可能會產生對業務往來信息無法管理的現象，例如：員工離職，由于信箱是員工個人的，在離職時不會交還給公司，因此隨業務往來的信件也就隨員工的辭職而無法及時處理，這就會造成不可估量的后果。

　　上網時附送獲得的郵箱是建立在一定的消費基礎之上，從整體成本考慮并沒有給企業帶來太多的利益。而且附送的郵箱通常數量和容量都極其有限，例如：許多公司在使用當地電信部門或虛擬主機服務提供商提供的1-10個信箱，這對一個稍大的企業來說是遠遠不夠的。因此，上網時附送獲得的郵箱并不能充分滿足企業用戶的實際需求，而且同免費郵箱一樣存在不安全、效率低下和不便于管理、不利于公司整體形象樹立等問題。

　　虛擬主機方式的郵箱不僅價格不菲，而且郵件服務器遠離企業，會降低信息傳送的效率，這嚴重的削弱了使用電子郵局為企業帶來的最大好處；另外，由于系統受制于服務提供商，因此會產生靈活性差，不方便管理和控制等現象。此外，還需持續支付后期維護成本，總體成本較高。

　　使用免費軟件自建郵箱可以滿足一定用戶數量的基本收發需求，但隨著用戶數量的擴大和對本地化、專業化電子郵局功能、性能方面需求的日益提升，這些免費電子郵局系統的性能缺陷日益突出：系統性能隨著用戶數的增多而急劇下降；可靠性低，收發不穩定甚至丟失郵件；安全性差，密碼易被竊取，商業機密易泄露；產品界面不友好，安裝使用不方便；中文處理常出現問題，代碼之間難以轉換；服務支持維護無保障等。這些都成為免費郵局所面臨的現狀。

　　那么，中小型企業在選擇電子郵箱時，到底應該選擇哪種方式的企業郵箱呢？是租賃企業郵箱，還是使用軟硬結合的郵件服務器解決方案自建郵箱。

　　理由充分 拋棄你的租賃郵箱

　　我們不可否認，企業采用租賃的方式獲得企業郵箱可以帶來諸如：初期投入成本少，不需要太多的系統維護人員等好處，但是他也會有一些不可避免的缺點。

　　企業郵箱提供商經常會發生南方用戶和北方用戶速度不一致的問題。面對一個全國都有辦事處的公司，他們的所有用戶只能放在南方服務器上或者北方服務器上，所以肯定有一部分用戶的速度會慢。而且，假如企業郵箱提供商在中國以外沒有郵件服務器，那么在國外的通信穩定性就會很差，無法提供國外轉發，經常會限制發信的頻率和群發的數量，這不適合有大量客戶需要正常群發的公司。

　　企業郵箱一般都會按照國際通行的反垃圾郵件標準進行設置，此時，如果企業采用租賃郵箱的方式，不僅不易符合國外相關機構的要求，而且極易被列入黑名單，被海外服務商屏蔽。所以當國內郵件服務器被拒收時，用戶將無法正常收發郵件。

　　另外，企業郵箱提供商一般沒有自主知識產權，或僅擁有部分自主知識產權，這也就意味著User無法得到最直接的技術支持。而且在租賃企業郵箱成本上，企業郵箱必須年復一年的持續支付使用費用，如同租房一樣，租的再久房子還是別人的。

　　軟硬結合自建郵箱才是王道

　　使用軟硬結合的郵件服務器解決方案自建郵箱，可以有效避免網絡黑客入侵竊取數據。公司在傳遞e-mail時， e-mail的內容或其附件都是企業資產，是機密文件，如公司產品報價等，故企業Mail Server應該構建于公司內部機房，而不是使用互聯網上的免費信箱或請外包商代管，這樣就可以避免公司機密外泄而造成營運危機了。

　　擁有自己的服務器，e-mail的收發速度將不再被動取決于網絡聯機速度。郵件內容涉及企業的商業機密，且需要根據自身的要求開發郵件的各種功能和應用（如SMS等），這就要求企業必需有自己的郵件服務器，以滿足各種需要。因此，企業擁有自己的郵件服務器可以提高企業的生產效率和安全性。

　　另外，有規模的公司應對郵件收發與整體配置有統一的管理，加上企業形象的營造，予人以專業的感覺。企業租用郵箱是一項長期投資，必須得定期向運營商交納費用，成本較高，而企業自己的郵件服務器是一項短期投資，一年后只要交納很少的維護費用即可，成本較低。企業擁有自己的郵件服務器可以根據企業的需求管理郵件，使郵件的使用更加方便、快捷。企業擁有自己的郵件服務器還有利于公司統一形象，便于公司的信息管理。

　　隨著數字化辦公的普及和深入，電子郵件已經成為企業信息傳輸的重要途徑之一。雖然預計到2022年中國電子郵箱總量將接近5億，但是截至到2006年，我國卻只有不到10 ％的企業擁有自己的企業郵箱，而中小型企業所占的比例就更少了。由此可以看出，中小企業建立自己的電子郵局已經迫在眉睫，那么，中小企業該如何建立自己的電子郵局呢？

　　目前，企業建立電子郵局一般有以下幾種形式：免費郵箱、上網時附送獲得的郵箱、虛擬主機方式的郵箱、使用免費軟件自建郵箱、使用軟硬結合的郵件服務器解決方案自建郵箱。

　　免費郵箱在安全性、穩定性、效率（通信的及時性）以及可管理性等方面都存在著極大的隱患與不便，例如：郵箱空間是固定不變的，靈活性差。不少用戶抱怨他們使用的免費電子郵箱不穩定，經常無法正常收發郵件，甚至發生丟信、刪信的“意外”事件。此外，免費郵箱內垃圾郵件泛濫，郵箱密碼被竊取等現象也屢見不鮮。

　　此外，免費郵件服務市場的不規范和服務品質的差異化也不利于樹立統一的企業形象，提升工作效率。雖然成本上是免費的，但是企業使用免費信箱的狀況仍令人擔憂，這不僅會造成公司業務信息的不安全，而且也容易造成業務郵件管理的混亂，不利于公司樹立形象，之類的免費信箱，則可能給人不太好的印象，用于公司商務活動也顯得不太妥當，有損于公司形象。

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